Les bases pour écrire un bon email en anglais

‍Écrire à un employeur, répondre aux sollicitations de l’entreprise ou de l’extérieur, envoyer le compte-rendu d’une réunion à ses supérieurs n’est pas toujours aisé quand on ne maitrise pas une langue. Le risque d’impair, de contresens est réel et manier la langue de Shakespeare nécessite un savoir-faire pour éviter les pièges et les formulations maladroites. Voici une série de conseils pratiques et d’expressions idiomatiques pour écrire un courriel comme un véritable locuteur de la langue.

Les salutations de base dans un email en Anglais

Suivant le degré d’intimité, on ne s’exprime pas de la même manière et pour exprimer les nuances de la langue, il faut distinguer si le courriel est privé ou professionnel, si le degré de proximité est proche ou éloigné. Bien que l’anglais semble plus « friendly » et moins formaliste que le français, il existe un certain nombre de formules qu’il convient de respecter.

Pour saluer correctement votre destinataire professionnel, vous pouvez utiliser : Dear Mr Brown pour un homme/Dear Mrs Brown pour une femme/Dear Ms Brown pour une femme. La distinction entre Mrs et Ms correspond au statut marital de la femme, Mrs indiquant que la personne est mariée. De nos jours, il est plus judicieux de ne pas y faire allusion et d’employer le terme Ms qui est neutre. Ces formules d’introduction correspondent à : Cher Monsieur Brown, Chère Madame Brown. Il convient d’employer le nom de famille, ne pas le faire est signe de manque de respect. Si vous ignorez le nom, dans ce cas, recourez à : Dear Sir, Dear Madam pour Cher Monsieur, Chère Madame. Enfin, si vous ne savez pas précisément à qui envoyer le courriel, la formule To whom it may concern est d’usage.

Les phrases introductives dans un email en Anglais

Dans un mail privé, il est toujours sympathique de commencer le contact par une phrase qui n’est pas à proprement parler une formule de politesse, mais qui permet de prendre des nouvelles comme : I hope you are well and everything is fine/J’espère que vous allez bien et que tout va bien.

Pour un mail professionnel, servez-vous des phrases de prise de contact qui introduisent l’objet directement : I am writing in connection with… (+ objet du mail)/Je vous écris au sujet de… (+ objet du mail), Your name (ou your email contact) was given to me by… /Votre nom (ou votre adresse mail) m’a été communiqué par…

Si vous devez apporter une réponse, vous pouvez utiliser : Thank you for your consideration on that matter/Merci de votre attention ou Thank you for your quick answer/Merci de votre réponse rapide, ou bien encore : I am writing to follow up on my order/Je me permets de vous écrire pour faire le suivi de ma commande, In response to your email/En réponse à votre e-mail.

Pour envoyer un message informatif neutre, positif ou négatif, il est préférable d’user de la formule : I am writing to let you know that/Je vous écris pour vous informer (formule neutre), I am delighted to tell you that/J’ai le plaisir de vous annoncer (formule positive), We regret to inform you that/Nous sommes au regret de vous informer que (formule négative).

‍Si vous devez demander quelque chose, empruntez plutôt : I am emailing to ask about…/Je vous écris pour vous demander…

Le corps du texte d’un email

Répondre à une demande d’information nécessite d’utiliser la phrase suivante : Thank you for your interest/Merci de votre intérêt.‍ En revanche, si c’est à vous d’informer quelqu’un de quelque chose, les phrases d’ouverture à employer sont : I’d like to inform you of/Je voudrais vous informer de/I’m writing to tell you about/Je vous écris pour vous parler de ou encore plus rapide : Just a note to say/Juste un mot pour vous dire.

Si vous connaissez bien la personne, l’acronyme FYI signifie For your information, vous pouvez l’utiliser, tout comme ASAP qui veut dire As soon as possible.

Pour indiquer à votre interlocuteur que vous avez joint un fichier, n’oubliez pas de l’écrire dans le corps du texte grâce à : I’ve attached/J’ai joint, ou encore la formule très polie Please find attached/Veuillez trouver ci-joint.

Conclure un e-mail en Anglais

Il existe différentes manières de conclure poliment un échange en fonction de ce que vous attendez en retour. Pour simplement clore une conversation écrite : Thank you for your help/Merci pour votre aide, Have a nice day/Passez une bonne journée.

Pour engager la personne à vous recontacter : Do not hesitate to contact me if you need any assistance/N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’aide ou Let me know if you need anything else/Faites-moi savoir si vous avez besoin d’autre chose.

Dans le cas où vous attendez une réponse : I look forward to hearing from you/Je suis impatient d’avoir de vos nouvelles ou Hope to hear from you soon/J’espère avoir de vos nouvelles bientôt.

‍Choisir une formule de politesse

‍Il s’agit d’adopter la bonne formule en fonction du degré d’intimité avec votre interlocuteur. Voici la politesse formelle : Sincerely/Sincèrement. Servez-vous de Kind/Best/Warm regards si vous connaissez un peu la personne et de See you soon/Take care ou Bye pour les amis.

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