Nos conseils pour animer une réunion en anglais

Ça y est, c’est votre grand jour. Vous allez animer votre première « business meeting » ! Mener une réunion en langue étrangère n’est pas un exercice forcément évident. En plus du stress généré par le fait de prendre la parole en public, il vous faut aussi vous adapter non seulement à vous exprimer dans une langue qui n’est pas la vôtre, mais en plus, en maitriser les codes et les subtilités ! Car parler une autre langue c’est également s’en approprier les coutumes. Petit tour d’horizon des points essentiels pour une réunion en anglais sans fausses notes !

S’adapter à la culture anglo-saxonne

Il existe des différences de culture à prendre en compte pour ne pas commettre d’impairs avec des interlocuteurs anglophones. Tout d’abord, notez que les Anglo-saxons sont beaucoup plus décontractés que les Français. Par exemple, choisissez une formule d’accueil moins formelle que vous ne le feriez pour un public francophone. Un « hi everyone » par exemple sera adapté en toute circonstance, de même qu’un « good morning » ou « good afternoon » selon l’horaire.

Notez aussi que vos interlocuteurs anglais seront très sensibles à la ponctualité. Veillez donc à commencer votre réunion bien à l’heure. Petit conseil : essayez d’arriver au moins une heure à l’avance, vous pourrez ainsi préparer votre salle et pallier à tout souci logistique qui pourrait vous faire perdre du temps et vous décrédibiliser en début d’évènement.

Si vous faites néanmoins face à des retardataires, une formule telle que « let’s wait a few minutes so everyone can join » est tout à fait adaptée.

Enchainez ensuite par un bref « small talk » pour mettre en contexte, et le cas échéant une présentation rapide des intervenants, avant de rentrer dans le vif du sujet.

Les Anglo-saxons aiment aller droit au but en matière de business, il faut donc rentrer rapidement dans l’objet de la réunion : « let’s get started ! »

Resituer le contexte et les objectifs

Comme vous le feriez pour une réunion en français, pensez à resituer les objectifs de la réunion : « we are here today to speak about » ou « our goal today is… ». Si cette réunion fait suite à des précédentes, rappelez également brièvement ce qui a été dit ou conclu précédemment : « In our last meeting we agreed that… »

Pensez également à distribuer la parole de façon efficace et en n’oubliant personne « Let’s share what everyone think about this point » ou « Do you have any questions ? » et à vous assurer que tous les participants ont bien assimilé avant de passer au point suivant. « Are there any comments on this » est une formulation parfaite pour cela.

Pensez à photocopier un ordre du jour précis qui vous permettra de structurer vos propos !

Recevoir les questions, les commentaires et parfois les critiques

Lorsque vous êtes animateur d’une réunion, vous risquez parfois de faire face à des commentaires ou des critiques pas toujours positifs. Comme vous le feriez dans une réunion en français, sachez les recevoir avec calme et diplomatie. Optez pour des expressions qui vont montrer à votre interlocuteur que vous avez entendu et pris en compte son point de vue, mais que vous n’y adhérez pas : « I understand your point, but at the same time… ».

Si vous ne parvenez pas à un accord, n’hésitez pas si le contexte le permet à proposer un vote : « Maybe we should vote on this point… »

Respecter le timing :

Rien de pire pour la productivité qu’une réunion qui s’éternise au-delà de l’horaire prévu. Vous et vos interlocuteurs avez sans doute autre chose de prévu après, et c’est une question de respect mutuel que de se conformer à ce qui était prévu en matière de durée.

Afin de rester dans le bon timing, c’est à vous animateur de donner le tempo ! « We’re running a bit out of time, so we’ll need to go over the next points quickly please… » est une formulation parfaite pour accélérer la cadence. Vous pouvez également donner des créneaux précis : « We only have 10 minutes left… »

En cas de gros retard, n’hésitez pas à reporter certains points non bloquants à une réunion ultérieure. Il vaut mieux les traiter plus tard que mal les traiter.

Savoir conclure une réunion et remercier les participants :

Une fois votre réunion terminée, pensez à remercier les participants et les intervenants : « thanks for coming » ou « thank you all for joining ! ».

Rappelez également les prochaines échéances : « Enjoy the rest of the day, and see you next week » ou « We’ll see everyone next Monday ».

Pour se dire au revoir, un simple « bye » ou « bye everyone » est parfait !

Vous l’aurez compris, mener une réunion en anglais a beaucoup de points communs finalement avec le fait de la mener dans sa langue natale, le stress de devoir s’exprimer en langue étrangère en plus ! Alors avec une bonne organisation, et un vocabulaire adapté, vous avez toutes les cartes pour réussir l’exercice !